相続・事業継承

領収書の整理方法と保存期間について

会社を経営している社長様であるならば、こういうふうに感じたことはあるとおもいます。「領収書の整理って面倒だなあ。。。」いつもお財布の中に溜め込んで、まとめて経理担当へ渡している。

 

そして、いつも「社長、もう少し、こまめに渡してもらえますか」

という具合です。しまいには、何ヶ月も前の領収書がでてきて、私辛くなっているケースもよくある話なのです。また、小口現金精算をしているような会社であれば、各社員の交通費や立替金などを精算をしなければなりませんが、これも同じような事態を招くわけです。

 

さて、今回は、この溜まりつつある領収書の整理方法と保存期間についてお伝えします

私どもは、会計事務所側の立場で申しますと整理をされていない領収書の束、請求書・納品書などの書類がバラバラになっていると、まず各書類の整理整頓から入ります。

 

現金で支払った領収書に関しては、支払ったお店ごと、もしくは形状が同じようなレシートにわけ、それを日付順にしておきます。会社様によっては、ノートにきちんと貼り付けて保管するように税理士より指導を受けていたこともあったと思います。

 

さらに、経費として支払ったものは一枚もなくさずに保管することが鉄則となります。
支払の理由や科目が一目でわかるものはそのままでもいいのですが、わかりにくいものは余白にメモが書いておくことをお願いしております。

 

たとえば、事務用品を購入したら、その科目は「事務用品費」となります。会議で使うにしろ
外で使うにしろ、使い方は変わりませんので事務用品費です。

また、パソコンなど10万円を超える物品を購入した時は、一括で経費計上をするのか、減価償却をするのかによって計上方法が変わりますので注意が必要です。

さらに、会食などは何の名目で行ったのか、誰と言ったのかは分からなくなります。
しかも、今では接待交際費では8%の軽減税率分と10%が混ざっていることもあるので、ごちゃまぜにすると分からなくなってしまうのです。

実際に支払った人にしかわからないような取引内容では、帳簿をつける時の判断をして非常に困ってしまうことがあるのです。

 

領収書の保管期間は「 法人税法」で定めれており、期間は7年間です。

 

領収書だけでなく、会社の経営状態がわかる帳簿書類の保管期間も同じですね。また、紙ベースだけでなく、電子帳簿を採用している会社でもデータの保管期間も7年間行います。

いまは、会計ソフトに取り込みができるのでスキャナーを使って電子化にするのが主流ですが、電子化したからといっても、領収書を捨てることはできません。電子帳簿保存法の認定を受け、所定の手続きを済ませてからの処分になりますので十分に注意をしてください。

 

法人と個人の青色申告を出している人は7年、個人の白色申告の人は5年と対象者によって、保存期間が違っていますので合わせて確認してください。

 

領収書は記帳さえすれば、束のままでも基本的にはかまいません。

しかし、税務署からの指摘があったり、過去の記録を探すときに束のままは面倒です。データはすぐに使える状態にしてにこそでね。日付ごと、ファイリングする際は日付順にしておくと、探すときに手間が少なくて済みます。

また、ただまとめておくだけでなく、領収書の近くに何に使用したのかを書いておくことをおすすめします。特に飲食代や旅費交通費に関係するもの。領収書はただ保管するだけでなく、自分以外の人が見てもある程度、内容が把握できるようにしておくことがベストです。

 

たった1年間の帳票書類だって結構な量になるのに、7年の量をすべて保管するのは大変です。紛失や盗難、火事や水害による消失のリスクもあるので、

 

これからの経理でおすすめなのは、電子化して領収書を保存することです。

 

会社の規模が大きくなったり、人が増えたりすると領収書は何百枚にもなります。
それを1枚ずつ貼り付け、整理をする時間はもったいないです。しかも、領収書によっては何に使用したのか不明で、使用者に確認をしなければいけないものもあるだろうと思うと、経理はレシートを片付ける為にいるのではないと感じます。

これからの領収書の整理・保存方法は電子化することをおすすめします!
ただし領収書の電子化についてはいくつか制限があり、電子帳簿保存法への対応も必要です。

もし、その方法などを教えて欲しい方はお気軽にご連絡ください

 

 

 

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