会計・税務

ITの進歩による弊害「パソコンが不得意」高齢経営者はみんな同じ!? ―その2―

前回までのあらすじ。

加齢とともに、体力の衰えを感じながらも日々の業務をこなすために身体に鞭を打ち、
こなしてきました。会計監査チェックをするために老眼鏡をかけながら、パソコンと書類を
にらめっこし、四苦八苦していたところ、経理担当者にある問題がおこりました。

その担当者が「親の介護がありますので、しばらく業務時間を短縮したい」といった事態になったのです。業務時間を短縮し効率を上げることが至極命題となっていたわけですが、今回の事情によりそれが急務となったわけです。

 

そこで私は問題解決として、このように考えたのです

新しく採用したクラウド会計の機能のひとつとして、インターネットバンキングの同期というものがあります。これは、銀行取引の内容をインターネット上で取引を行えることやその取引明細をそのまま会計ソフトに取り込むことができるというものになります。これをなんとか採用してみようと思いました。

 

さっそくインターネットバンキングの設定を行うために、担当者を連れ、最寄りの支店まで出かけました。すでに利用している口座はありますので、パソコン上でログインするためのIDとパスワードを決めるだけで手続きは完了しました。

 

これまでは金融機関に赴き長蛇の列を経てから通帳の記帳をし、その取引内容を見ながら会計ソフトへ入力していく作業がインターネットバンキングの設定をすれば、自動で会計ソフトへ取り込んで処理を完了するといったことになります。これは移動時間の削減と大幅な作業効率を図ることができました。

 

◎ 領収書や請求書の束は、すべて電子化に!
  スマホ対応したアプリでの入力も活用開始に。。。

通帳記帳のために銀行へ行かず会計ソフトへ直接取り込むことで時間効率は、かなり向上しました。しかし、領収書や請求書からの束は相変わらずです。

通常、領収書などは毎日精算をしているものではなく、ある程度の日数を経て経費精算をしています。また請求書を発行し入金確認を行う業務、毎月の支払いを行う一連の経理業務があります。

 

今回は、これらの業務を書類電子化にすることで業務を短縮することにしました。

これまでの帳簿整理は領収書をきちんとノートに貼り付けることやホチキスで止める作業が不要となったわけです。帳簿資料をスキャンし、電子化にしたものを会計ソフトへ取り込み、仕訳の添付書類として利用します。電子化にすることで書類を書棚に保管する必要がなくなりなり、まさに一石二鳥なわけです。

また、領収書などはスマートフォンのアプリから画像取り込みも可能となっていますので、職員からの領収書は各自スマホ撮影による画像添付と同時入力となり、便利な形で帳簿作成が簡単なものになりました。

 

わたくしと同じような経験をされた社長様やインターネットバンキング・ペーパーレスに
関してご興味がおありになる方は、お気軽にご相談ください。

なんとか社長が抱える悩みを解決できるヒントがあるとおもいます。

 

 

 

 

 

 

 

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